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【Qosmosユーザー】ジェイエーアメニティーハウス様インタビュー（後編）～「ちんたいグランプリ2023」決勝プレゼンにQosmosが登場!?その活用法と効果に迫る～

神奈川県を中心に約2万2,000戸の賃貸アパート・マンションの管理・JA パーキングネットの運営を手がけ、入居率98.7％（※2023年9 月末現在）を維持する株式会社ジェイエーアメニティーハウス（本社：神奈川県平塚市）は、2021年からQosmosを活用いただいている管理会社様です。

前編では「ちんたいグランプリ2023」で頂点に立つまでの過程をインタビューしてきましたが、後編ではQosmosの活用を中心に、BPMとの取組とその効果についてお話しいただきました。

現場業務と同時に、事務作業の改善を…

—Qosmos導入のきっかけについて教えてください

須藤様：所属する賃貸工務部（建物管理課）では、管理物件の日常／法定点検（消防、水道など）、定期巡回、清掃業務など、きれいな住環境を維持するミッションのもと、業務にあたっています。オーナー様、入居者様、パートナーである職人さん…多くのステークホルダーと密に意思疎通を図りながら、各棟で進むメンテナンス業務の管理を行っています

前編で話した通り、高圧洗浄や除草などの現場業務の改善は、徐々にではありますが進んでしました。その一方で課題として残っていたのが「作業報告」と「全体の工程管理」です。

特に作業報告は職人の業務リソースを圧迫していました。現場から事務所へ戻り、デジカメで撮った写真データをUSBでつないでPCへ移し、Excelへコピペ、備考を打ち込み…1棟ずつこんな手順で作成していたので、報告タイミングが固まった時にはこの作業だけで半日以上つぶれることが頻繁に起こっていました。そんな感じでてんやわんやしていましたので、そもそも報告書を作成させていない業務もありました。

せっかく現場業務がうまく回り始めても、事務作業がネックでこなせる件数が増えず、管理戸数を増やせないなんてことになりかねない…。それに、改善が評価されている様子をしっかり報告書として残し、広く知ってもらう仕組みをつくる必要がある。そんな時、上長のつながりを介して出会ったのがQosmosでした。

「QR報告」によって作業工数が87%減！

—とても前向きなきっかけもあったんですね！Qosmosのどんな点を評価いただいているんでしょうか？

須藤様：Qosmosに感じた一番の良い点は「現地でQRコードをかざすだけで、スマホから作業報告ができること」です。スマホ上に報告項目をあらかじめ設定できますし、写真も容量を気にせずアップロードできる。報告フォームもカスタマイズ性が高いので、弊社ではどの職人も活用できるように複雑すぎないシンプルな作りにしました。

管理職の視点としては、報告書が1クリックで作成できる点と、データ保存に期限がない点が大きいです。撮影した写真と入力したテキストが自動的にフォーマットへ組み込まれるので時間をかけずに済みますし、法律で定められた保存期間を気にすることなく運用できます。

こうした点が弊社の業務にマッチしたので、今ではQosmosを使い倒しています。報告件数でいうと多い時で月間1,000件以上ですね。職人を悩ませていた報告書作成は、1件当たり15分から2分（約87%減！）に改善しましたし、約4,000棟の工程管理は私一人で問題なく回っています。

—大幅な圧縮！1.5人/月くらいの削減インパクトがありますね

「システムだけじゃない」BPMに魅力

—貴社の他部門、他用途では別システムを、その他にも便利な管理システムがあふれている賃貸管理業界、Qosmos/BPMとお付き合いを続けていただいているのはどうしてでしょうか？

須藤様：実は、BPMとの取り組みはQosmosの活用だけではないんです。

システム会社でありながら内装業者としても賃貸管理業務に精通しているその強みに頼り、ある時は「除草のスペシャリスト」と呼ばれる方を紹介してもらったり、またある時はコンサルとして、物価高騰した現状に則した施工単価の見直しで助言をもらい、スムーズな改定に成功するなど多岐にわたる関係性を築いています。

実はプレゼンに登場していたQosmos、今後も活用していく

—ありがたいお言葉…！「現場を知るシステム屋」冥利に尽きます。そんなQosmosの活用、BPMとの今後の取組で展望などあれば教えてください。

須藤様：Qosmosの活用は、まだまだ自部署の中でも拡大の余地があると思っています。消防や、受水槽、給水ポンプの水道関係の法定点検、定期点検にも採用していきたいです。

実は「ちんたいグランプリ」ではプレゼンのルール上Qosmosの名前を出すことなく（外部システムとして）紹介していましたが、終了後に名刺交換した会場内の業界関係者何人かから「あのシステムって…」と質問を受け、ニーズの高さを感じましたね。

—（実際のスライドを拝見し、）見る人が見たらわかりますが、確かにQosmosだとは書いていなかったですね…使いたいという企業の方がいたらこっそり教えてください！

はい、弊社では細かい機能の要望は伝えつつ(笑)、今後もQosmosを活用していきます。システム以外の面でもまた相談させてもらうかもしれません。

—今後ともよろしくお願いいたします、ありがとうございました！

改善活動の中でQosmosが大いに有効活用され、その導入効果が定量化されていることに感銘を受けました。使い倒していただいているからこその気付きを”宿題”としていただきましたので、引き続きQosmosのサービス向上に努めるとともに、弊社BPMならではの現場経験を生かした「システム提供にとどまらない賃貸管理業界への価値提供」を追求してまいります。（取材年月：2023年11月）