NKコンサルティング様での導入事例のご紹介

NKコンサルティング株式会社
賃貸管理部次長 山﨑様

「自分たちの形」に作り込める
Qosmosレポートで、
報告業務が半減!

TOPICS

【before】
・作業履歴、エビデンスをデジタルで体系的に管理する仕組みがなかった
・メッセージアプリでの現場コミュニケーションが非効率な状態で限界に
・オーナー説明の際に行うメール送信で、写真容量の制限がネックに

【after】
・業務の一元管理を実現し、タスクの抜け漏れを防げるように
・不要な電話確認の減少など、コミュニケーションが改善
・導入1か月で報告業務における一連の業務を約5割削減

NKコンサルティングについて

オフィスがある千葉・市川駅を中心に不動産売買および賃貸管理業務を行っています。

建売の仕入れから販売までを担う担う前者で売上の7割ほどを支えていますが、チーム編成としては売買4名、賃貸管理4名で動いています。賃貸物件の管理戸数は500戸ほどです。

「地域密着」を掲げており、応接室には地元球団のグッズがずらり

既存運用の限界を迎え、効率化が急務に

売買にしても賃貸管理にしても、外部の業者任せにならないような「エビデンスを残す」ことに課題がありました。建売であれば建設過程の履歴であったり、賃貸管理でいうと原状回復の「作業前/中/後」の様子や定期巡回の結果であったり…。

もともとオーナー様にレポートする習慣自体は会社に根付いていましたが、一方で

 ・その履歴をデジタルで体系的に蓄積/管理する仕組みがない

 ・写真での説明において、メール送信だと容量制限があって不便

といった課題も散見されていました。また、協力会社を含めた現場とのコミュニケーションを主にメッセージアプリで行っていましたが、関係者が増えていくと運用面での負担が大きく、属人的かつ非効率になっていきました。こうした背景から、多少コストがかかっても効率化を実現できるサービスを検討しはじめました。

管理物件マップ 市川市内の個人オーナー様とのご契約が多い

決め手は「リアルタイム性」「カスタマイズ性」

Qosmosレポートの事は以前から知っていましたが、当時は課題感が顕在化しておらず「こういうサービスもあるのか」程度の認識でした。「工事会社として立ち上がった会社が自社開発したシステム」という珍しさから、すごく印象には残っていました。

ただ、いざシステム導入をしようというタイミングでQosmosレポートを操作体験してみると、いま当社が求めていることを実現できそうだと感じ、結果的に特段比較検討することなく導入を決めました。

具体的にはタイムリーに作業管理ができるところと、報告された写真を(容量など気にせずに)そのまま帳票として編集、出力できるところが特に良いと感じたポイントです。あとは報告フォーマットが自社の業務に合わせてカスタマイズできるという柔軟性も決め手になりました。「システム側が定めた仕様、ルールに合わせる」というストレスが少ない点は非常に助かります。

導入1か月で報告業務の負担が半減

導入後は修繕や原状回復工事等のレポートに加え、清掃・巡回スタッフが決められた業務を行っているかのエビデンス作りとししても活用しています。

社内メンバーや協力業者への普及も、「少し入力項目が多い」などのフィードバックをもらいながら進めました。「管理側にとって報告してほしい内容」「現場側にとってなるべくストレスがない報告形式」のバランスが取れるように、自分達でカスタマイズして日々改善しています。

リアルタイムで報告があがってくることもメリットとして感じていて、電話確認の頻度が減って必要最低限の状態に近づいています。タスクの抜け漏れも減っていると感じています。所感ベースですが、報告書作成に関連する一連の業務が以前と比べて5割ほど削減されています。

オフィスは市川駅北口のロータリーの目の前 おしゃれな内装が特徴的

活用シーンの拡大を模索し続ける

既にQosmosレポートをフル活用していますが、応用的な使い方を研究して社内での用途をどんどん広げていきたいと考えています。例えば退去立会業務での活用は、今まさにフォーマットを新たに準備しています。機能面での細かい要望は都度お伝えさせていただきます(笑)。 

取材後記

トライアルでご利用いただいていた段階から明確に「こういう使い方をしたい」と構想されており、こちらからのレクチャもそこそこに、どんどんサービス理解を深めていただいたことが印象的なお客様です。

余談ですが、弊社BPM(Qosmosレポート運営)はNKコンサルティング様の施工パートナーとしてもお付き合いがございます。仕上がりをお褒めいただくなど、こちらもやりがいを持ってお取組みさせていただいています。今後も両面で貢献できるように努めてまいります!

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